文字处理软件Word快捷方式全面介绍

  你想更精确地选取文章段落吗?希望按一个键就能输入一长串专用名词吗?你的文件还没存盘就死机了,该怎么办?这都不是难事,只要学会利用快捷键,就能轻易地帮你完成这些任务!在Word中有许多类似的可以大大提高你工作效率、方便你工作的小技巧,你不想知道吗?
  快捷键
  以下这些基本的快捷键适用于大部分应用程序,如Office系列软件、记事本、画笔等,如果能使用这些快捷键将省下你不少时间:
  快捷键功能快捷键功能
  <Ctrl>+<C>复制<Ctrl>+<S>保存文件
  <Ctrl>+<X>剪切<Ctrl>+<O>打开旧文件
  <Ctrl>+<V>粘贴<Ctrl>+<P>打印
  <Ctrl>+<Z>复原<Ctrl>+<W>关闭文件
  <Ctrl>+<A>全选<Ctrl>+<F2> 打印预览
  <Ctrl>+<F4> 依序关闭打开的文件
  <SHIFT>+<F4>跳到下一页
  <F12> 另存新文件
  选取文章段落
  <F8>功能键是属于“不能不用”的按键之一,它的主要功能是“扩充选取范围”。除了用鼠标拖曳的方式外,使用<F8>键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。
  ● 按一下<F8>键:设置选取段落的起点;
  ● 连续按两下<F8>键:选取一个字;
  ● 连续按三下<F8>键:选取一个句子;
  ● 连续按四下<F8>键:选取一段;
  ● 连续按五下<F8>键:全选。
  在跨页选取文章段落时,我们一般都会按住鼠标左键不放,直接往下拖曳选取,不过往往一不小心就会超出文章范围,利用<F8>可以让你的选定更精确:
  1. 将鼠标移到选取范围的起点,在欲选取的范围开头按一下鼠标左键,再按一下<F8>键,窗口下方会显示“扩展”字样。
  2. 在欲结束的地方按一下鼠标左键,整个段落就会反白显示,你就可以执行复制、剪切等操作了。
  紧急抢救文件
  俗话说“天有不测风云”,有时我们用Word工作了很长时间,文件还没存盘,却突然遇到停电或死机,这时真让人欲哭无泪!这里有一招应急用的小技巧,能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。
  1. 首先选择“工具”菜单,再选菜单项中的“选项”。
  2. 按一下“文件位置”标签,点选“自动恢复文件”,按一下“更改”,接着找出Word自动记录文件的位置。
  3. 利用快捷键的技巧,复制文件位置。
  注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用工,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,以后找起来会更方便。
  4. 打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置。
  Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才是你想要的文件。在文件上双击鼠标左键,就能直接打开你所寻找的文件了。
  自定义常用短语
  在编辑文档过程中,你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人头疼的词句。如果整篇文章中它们出现的几率很高,怎么办?当然你也可以用复制、粘贴等传统方式来解决,但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。
  1. 点“插入->自动图文集”,输入一条你常用的短语,如:“我爱我的中国”,按回车,再按“关闭”;
  2. 点“工具->自定义->键盘”;
  3. 在“类别”中选“自动图文集”,在右边的“自动图文集”中点选你刚输入的“我爱我的中国”;
  4. 在“请按新快捷键”中设置快捷键,注意这组按键不能和内定的快捷键重复!否则会造成日后操作上的困扰。比如,此处选用<Alt>与<Q>键。最后按“指定”和“关闭”按钮。
  以后只要想用这个词条,按一下指定的快捷键就可以了: 按住<Alt>键不放,接着再按<Q>键,就会出现你刚才输入的长串字句。
  其他小技巧
  还有一些小技巧,总结如下:
  1. 查找上次编辑的位置
  如果你正在编辑Word文件,可以利用<Shift>+<F5>找到最近三次编辑的位置。Word记录下最近三次编辑文字的位置,可以重复按下<Shift>+<F5>,到达所需的位置。
  2.快速插入当前日期或时间
  如果要在文档中插入系统的当前日期,可按<Alt>+<Shift>+<D>组合键;要插入系统的当前时间,可按<Alt>+<Shift>+<T>组合键。
  3.用格式刷多次复制格式
  Word中提供了多次复制格式的方法:双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
  4.打印多页的表格中每一页都能看到标题
  选中表格的主题行,在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,前提是表格必须是自动分页的。
  5.快速创建/撤消上、下标
  如果要快速创建上标,可先选定文字,并按<Ctrl>+<+>键。若再按<Ctrl>+<+>键,则撤消上标,使得原上标成为普通的文字符号; 同样的,如果要快速创建下标,可先选定文字,并按<Ctrl>+<=>键。若要撤消下标,则选定该下标,再按<Ctrl>+<=>键。
  6.快速将文本提升为标题
  首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按<Alt>+<Shift>+<←>键时,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按<Alt>+<Shift>+<→>键时,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
  7.快捷改变文本字号
  Word的字号下拉菜单中,中文字号为八号到初号,英文字号为5磅到72磅,这对于满足一般的办公需要,当然已经绰绰有余了,但在一些特殊情况下,比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体,就有些勉为其难了。笔者经过摸索,找到快捷键如下:
  (1)选中文字后,按<Ctrl>+<Shift>+<>>,快速放大(以10磅一级增大); 按<Ctrl>+<Shift>+<< >,快速缩小(以10磅一级缩小)。
  (2) 选中文字后,按<Ctrl>+<]>,逐磅增大,按<Ctrl>+<[>逐磅缩小。

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